L’Archivio di Stato di Roma esercita la vigilanza sugli archivi degli uffici statali periferici della provincia di Roma. Tale funzione è 
svolta attraverso le Commissioni di sorveglianza e scarto previste dal Codice dei beni culturali e del paesaggio (D.Lgs. 42/2004, art. 41) e disciplinate dal regolamento approvato con D.P.R. 37/2001.
Ciascuna commissione, nominata con decreto dal dirigente dell’ufficio periferico, dura in carica per tre anni ed è formata da quattro componenti: due funzionari dello stesso ufficio (di cui uno ha il ruolo di presidente), uno dell’Archivio di Stato di Roma e uno della Prefettura.
La commissione si riunisce periodicamente per valutare gli atti destinati alla conservazione permanente e quelli proposti per lo scarto perché non più occorrenti né ai fini amministrativi né a quelli culturali. Allo stesso tempo: vigila sull’organizzazione e sulla gestione degli archivi corrente e di deposito; identifica gli atti di natura riservata; cura i versamenti all’Archivio di Stato della documentazione di interesse storico secondo la normativa vigente. L’individuazione degli atti da eliminare si basa sui massimari di scarto, che definiscono i tempi di conservazione per le diverse categorie di documenti, predisposti dalle Amministrazioni competenti.
https://archivi.cultura.gov.it/attivita/tutela/piani-di-conservazione-e-massimari-di-scarto
Le proposte, accompagnate dagli elenchi contenenti informazioni su: serie, estremi cronologici, quantità e motivi dello scarto, sono inviate e approvate dal Ministero per i beni e le attività culturali – Direzione generale per gli Archivi – Servizio II, Via di San Michele 22, 00153 Roma (dg-a.servizio2@pec.cultura.gov.it)
Annualmente il presidente relaziona sull’attività svolta dalla commissione inviando un resoconto al Servizio II della Direzione generale per gli Archivi del Mibac.
Consulta qui il prospetto delle commissioni di sorveglianza attive dell’Archivio di Stato di Roma.