Una speciale autorizzazione è prevista qualora le 
riproduzioni siano destinate alla pubblicazione sia cartacea che online. Per ottenerla, si dovrà presentare una richiesta, da compilare utilizzando il modulo per pubblicazioni e/o il modulo per pubblicazione in sito web e/o il modulo per la pubblicazione in sedi espositive e una marca da bollo da € 16,00. Sono esenti dal pagamento del bollo le amministrazioni dello Stato, le regioni, le province, i comuni, le comunità montane e le organizzazioni ONLUS.
Il modulo può essere anticipato anche per e-mail al seguente indirizzo: as-rm@cultura.gov.it ma la richiesta d’autorizzazione con la marca da bollo dovrà pervenire comunque in originale, salvo casi particolari da concordare con la Direzione.
Per informazioni scrivere a: as-rm@cultura.gov.it
Nei casi in cui le riproduzioni di beni culturali e/o il riuso delle relative copie o immagini siano effettuati a scopo di lucro (ivi compresa qualsiasi pubblicazione di costo superiore a 0 euro) il richiedente è tenuto al pagamento di un corrispettivo, che viene determinato moltiplicando le tariffe in vigore per i coefficienti relativi ai mezzi di diffusione e alla quantità o tiratura dei medesimi (è possibile consultare tariffe e coefficienti per la pubblicazione sul relativo tariffario). Si segnala in particolare che i coefficienti quantità e tiratura sono alternativi, in funzione della tipologia di mezzo utilizzato per la riproduzione del bene, ad esempio si considera la tiratura per le pubblicazioni, la quantità per i gadget.
La pubblicazione dovrà riportare la segnatura esatta del documento e la menzione «su concessione del Ministero della Cultura» con il numero di concessione e l’espressa avvertenza del divieto di ulteriore riproduzione o duplicazione con qualsiasi mezzo.
Il richiedente si impegna a consegnare alla Biblioteca dell’istituto una copia o un estratto dell’opera, in formato cartaceo o elettronico (PDF).